Til FMF-generalforsamlingens punkt 6. Forslag til vedtægtsændringer af Arne Hansen (040407)

Frederikshavn Multietniske Forenings generalforsamling i juni 2003 besluttede, at "reservere 2-3 pladser til kvinder valgt på et særligt kvindemøde… Evt. kunne kvinderne vælge i starten at holde sig helt separat i en kvindegruppe/kvindelig bestyrelse. Generalforsamlingen udtrykte interesse for at kvinderne var aktive."

Men på grund af de få aktives overvældende arbejdsbyrde blev der ikke kræfter til for alvor at få gjort noget forsøg fra bestyrelsens side for at få skabt en organisatorisk struktur i FMF med udgangspunkt i de kvindelige medlemmers øjeblikkelige adfærdsnormer (og set i et langsigtet integrationsperspektiv. )

Nu er der imidlertid kommet flere nye aktive kvinder med til aktiviteter i centret efter genåbningen i januar efter sommerens renovering af lokalerne. Og for at fastholde deres interesse er det vigtigt, at kvinderne får sikret sig kanaler til at få indflydelse på ledelsen i FMF, så deres ønsker kan blive effektivt tilgodeset. Det drejer sig om at vi også for kvindernes vedkommende sørger for den demokratiske repræsentativitet i Frederikshavn Multietniske Forenings ledelse

Men det har hidtil vist sig vanskeligt at få de fleste kvinder til at møde op til møder, når der var mange ukendte mænd tilstede

Derfor foreslår jeg følgende tilføjelse i FMF-vedtægten .:

I § 5.1 indsættes efter andet afsnit som § 5.1.2 følgende:

§ 5.1.2 Det tilstræbes også at give de aktive kvinder en rimelig indflydelse på Frederikshavn Multietniske Forenings ledelse .

a. Dels ved at opfordre kvinderne til på et kvindestormøde af deres midte selv at vælge repræsentanter fra de forskellige kvindeaktiviteter til en koordineringsgruppe(eller kvindebestyrelse) af passende omfang til at koordinere kvindeaktiviteter og efter behov at tage initiativ til nye aktiviteter, herunder at indkalde til kvindestormøde for alle kvinder

b. Og dels ved, at denne koordineringsgruppe/kvindebestyrelse bør varetage kvindernes interesser i FMFs udvikling i samarbejde med bestyrelsen i FMF/(den øvrige mandlige bestyrelse).

Konkret skal det ske

b.1 enten gennem at kvinderne på deres eget stormøde selv direkte vælger repræsentanter til at være medlemmer af FMF-bestyrelsen. (Indtil den dag alle kvinderne kommer til den ordinære generalforsamling?)

b.2. Eller ved at kvinderne i koordineringsgruppen/kvindebestyrelsen vælger f. eks 2 repræsentanter til et fælles FMF-forretningsudvalg, hvortil den mandlige bestyrelse også udpeger f. eks 2 medlemmer. Og så er det dette fælles forretningsudvalg, som skal sørge for at alle parters berettigede interesser bliver fremlagt, drøftet og tilgodeset indenfor Frederikshavn Multietniske Forenings ledelsesstruktur, som den nu udvikler sig pragmatisk efter de opgaver og udfordringer, der viser sig hen ad vejen og som skal løses. (- og under brug af de muligheder der er åbnet for i §5 som helhed)

Herefter får de sidste 3 linier i 5.1 benævnelsen 5.2.1 , og den hidtidige 5.2 bliver nu 5.2.2

Og herefter kommer hele § 5.1 og 5.2 efter forslaget til at se således ud:

5.1. Foreningens arbejde koordineres og ledes af en bestyrelse på normalt mindst 7 aktive medlemmer, der vælges på en generalforsamling. Hvis generalforsamlingen finder det formålstjenligt - f.eks. for at alle (etniske) grupperinger

kan bliver repræsenteret - , så kan den beslutte at udvide bestyrelsen med det nødvendige antal medlemmer. Ligeledes kan generalforsamlingen beslutte at lade 1 eller flere pladser være reserveret til evt. nye grupper flygtninge, som man ved er på vej eller endnu ikke er kommet i kontakt med.

§ 5.1.2 Det tilstræbes også at give de aktive kvinder en rimelig indflydelse på Frederikshavn Multietniske Forenings ledelse .

a. Dels ved at opfordre kvinderne til på et kvindestormøde af deres midte selv at vælge repræsentanter fra de forskellige kvindeaktiviteter til en koordineringsgruppe(eller kvindebestyrelse) af passende omfang til at koordinere kvindeaktiviteter og efter behov at tage initiativ til nye aktiviteter, herunder at indkalde til kvindestormøde for alle kvinder

b. Og dels ved, at denne koordineringsgruppe/kvindebestyrelse bør varetage kvindernes interesser i FMFs udvikling i samarbejde med bestyrelsen i FMF/(den øvrige mandlige bestyrelse).

Konkret skal det ske

b.1 enten gennem at kvinderne på deres eget stormøde selv direkte vælger repræsentanter til at være medlemmer af FMF-bestyrelsen. (Indtil den dag alle kvinderne kommer til den ordinære generalforsamling?)

b.2. Eller ved at kvinderne i koordineringsgruppen/kvindebestyrelsen vælger f. eks 2 repræsentanter til et fælles FMF-forretningsudvalg(jf. § 5.3.3), hvortil den mandlige bestyrelse også udpeger f. eks 2 medlemmer. Og så er det dette fælles forretningsudvalg, som skal sørge for at alle parters berettigede interesser bliver fremlagt, drøftet og tilgodeset indenfor Frederikshavn Multietniske Forenings ledelsesstruktur. (Og sådan som ledelsesstrukturen nu vil udvikle sig pragmatisk efter de opgaver og udfordringer, der viser sig hen ad vejen og som skal løses - og under brug af de muligheder der er åbnet for i §5 som helhed)

5.2.1 Bestyrelsens medlemmer vælges for 2 år ad gangen. Medlemmerne kan genvælges.

Desuden vælges der mindst 2 og helst 4 suppleanter, idet det skal sikres, at en etnisk medlemsgruppe altid vil være repræsenteret i bestyrelsen. Suppleanterne opfordres til at deltage i bestyrelsesarbejdet.

5.2.2 Ved den årlige ordinære generalforsamling er alle bestyrelsesmedlemmer, der har siddet i 2 år på valg. Hvis der opstår ledige pladser i bestyrelsen i løbet af året, så indtræder suppleanten med længst anciennitet på posten i bestyrelsen

5.3. Bestyrelsen konstituerer sig selv(fordeler arbejdsopgaverne)umiddelbart efter generalforsamlingen. Bestyrelsen vælger derfor ved afstemning blandt sine medlemmer henholdsvis

- en formand,

- en næstformand,

- en kasserer

- en sekretær,

- og et antal lokaleansvarlige efter bestyrelsens skøn(Fra at alle 7 tager hver sin (ugentlige) tørn for at klare den daglige drift og til at der er mindst 2 ansvarlige for den daglige pasning og 3-5 medansvarlige, som kan indgå i en vagtplan efter (akut) behov) Bestyrelsen udstikker retningslinjerne.

- samt bestyrelsesmedlemmer til at være ansvarlige for evt. andre særlige opgaver som generalforsamlingen har ønsket fremmet. Det kan f. eks. være som kontaktperson til arbejdsgrupper, som har fået uddelegeret opgaver eller selv har taget initiativ til at få noget op at stå.

5.3.2. Bestyrelsen kan lave en omkonstituering, såfremt den skønner det formålstjenligt.

5.3.3 Hvis bestyrelsen finder det formålstjenligt, så kan den ud af dens midte vælge at nedsætte et forretningsudvalg til især at tage sig af presserende opgaver og de løbende administrative opgaver med bl.a. at iværksætte bestyrelsens beslutninger og til at komme med oplæg og dagsordener til bestyrelsen. Et forretningsudvalg kan f.eks. bestå af formand, næstformand, sekretær og kasserer, idet det også tilstræbes at flest mulige etniske grupperinger er repræsenteret. I givet fald skal bestyrelsen godkende en forretningsorden for forretningsudvalget , der angiver personerne, kompetence og arbejdsform.

5.4. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.

NB I nedenstående paragraffer er der ved lejligheden sket små præciserende og vejledende omformuleringer. Derfor bør de læses nøje og det gælder specielt 5.7.2 som er helt ny

§5.4.2 Frederikshavn Multietniske forenings bestyrelsesmøder er i princippet altid for åbne døre - medmindre det i konkrete tilfælde umuliggør møderne. Derfor bør indkaldelser med dagsordener samt referater være tilgængelige for medlemmerne - dels ved at lægger indkaldelserne frem og hænge dem op i centerlokalerne og tilbyde abonnement pr email.

5.5. Bestyrelsesmøder indkaldes efter behov af formanden eller af 2 bestyrelsesmedlemmer, - og normalt 1 gang om måneden.

5.6. Der skal foreligge en dagsorden, og som alle kan og bør bidrage til, og som bør være læst af alle medlemmer inden mødet.

5.7. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af bestyrelsens medlemmer, incl. formanden er tilstede.

Bestyrelsen skal tilstræbe at forhandle sig frem til enstemmige beslutninger. Ellers besluttes ved simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed, gør formandens stemme udslaget.

NB Ny tilføjelse af § 5.7.2 og §7.7.3:

5.7.2 Alle i bestyrelse skal deltage på lige fod og alle bestyrelsesmedlemmer skal opfatte hinanden som ligeværdige samarbejdspartnere uanset etnisk baggrund, køn, alder, anciennitet mv. og altid bestræbe sig for at bestyrelsen forhandler sig frem til beslutninger, der tager berettigede hensyn til alle sagens parter og aspekter, så bestyrelsen får de optimale muligheder for at forhandle sig frem til en ”alle vinder”-løsning. Det er en nødvendig forudsætning for at bestyrelsesarbejdet i Frederikshavn Multietniske Forening kan fungere i overensstemmelse med foreningens formål jf. § 3 .

5.7.3 Af hensyn til foreningsledelsens funktionsduelighed i pressede situationer for bestyrelsen gælder dog følgende:

Er mindre end halvdelen til stede, så kan de fremmødtes flertalsvedtagelser alligevel træde i kraft, hvis

for det første: mindst et medlem af forretningsudvalget er tilstede og straks sender beslutningerne ud til de fraværende bestyrelsesmedlemmers bopæl pr brev eller email med besked om at fremkomme med en mundtlig eller skriftlig begrundet indsigelse eller tilslutte sig afgørelserne indenfor 2 døgn efter modtagelsen.

Og for det andet: at der så ikke er fremkommet begrundede indsigelser ved udløbet af de 2 døgn

5.8. Der føres protokol/laves referat på hvert bestyrelsesmøde og referaterne skal være tilgængelige for foreningens medlemmer ved ophæng i centerlokalerne og ved e-mail-abonnement

Spørgsmål besvares gerne, med venlig hilsen (er også på 040407vedtaegter.htm)

Arne Hansen, tlf 98425542, post@arnehansen.net , Sønderjyllands Alle 35